На первый взгляд организация и обслуживание мероприятий, бизнес, который далек от вопросов планирования аренды. Однако, если приглядеться, можно увидеть много общего между работой с тематическими мероприятиями и классическими операциями организации проката декораций, необходимой световой и звуковой техники, персонала, а также отслеживать вопросы логистики, монтажа и демонтажа задействованного оборудования.
Значимость комплектов аренды при организации мероприятий
И там и там существует риск потонуть в непреднамеренно устроенном беспорядке, когда отдельные операции не согласованы и не упорядочены. В таких условиях встают множественные вопросы доступности аренды или наличия на складе необходимого инвентаря. Дополнительную сложность аренде при организации мероприятий придают требования комплектности.
В совокупном списке того, что потребуется, может присутствовать не только какой-то определенный реквизит, декорации, аудио- и видеооборудование. Для всего этого, как правило, требуется что-то смежное, работающее в комплекте, аренда которого имеет смысл только совместно – и эти аспекты требуют повышенного внимания для организаторов.
Помимо этого, для проведения ивента необходимо привлекать на непродолжительное время, участие каких-либо квалифицированных кадров и обслуживающего персонала, аренда которого также может предполагать какие-либо требования.
Учет отработок и квалификации при найме персонала
Все это формирует ощутимую потребность применения специализированных программ, в которых присутствуют инструменты для эффективного учета и контроля, осуществляемых операций аренды .
Обеспечить удобство аренды на всем протяжении процесса, организации ивента, задача не из легких. Необходимые объекты аренды нужно отобрать из списка, заранее проверить их состояние, запланировать их готовность к выдаче и перевозке на определенную дату, определиться с тем, сколько и каких монтажных деталей уйдет на монтаж декораций.
Учет субаренды при организации ивентов и других мероприятий
Облачная платформа RentRabbit, помимо этих функций, в состоянии учитывать условия субаренды, когда недостающие единицы инвентаря арендуются в других организациях, с определенными условиями.
Также для самостоятельного проведения заказанного клиентом ивента требуются люди. Их потребуется либо нанимать со стороны, либо привлекать своих сотрудников, что невозможно без учета найма персонала и функций отслеживания их занятости. И в том, и в другом случае RentRabbit поможет учесть все условия, позволит контролировать объемы их загрузки и, впоследствии, проанализировать качество работы.
С помощью этого сервиса появляется возможность оптимизировать расходы, отслеживать квалификацию нанятого персонала, производить учет добросовестности контрагентов или арендаторов. Он помогает обеспечить порядок, вносит ясность в вопросах учета собственного имущества, задействованного в мероприятиях.
Аналитика аренды и окупаемость бизнеса по организации мероприятий
Ведение в системе данных о клиентах, которые заказывали ивенты, дарит владельцу арендного бизнеса возможность контролировать доходность проводимых мероприятий по отдельным заказчикам, учитывать эксцессы или иные непредвиденные обстоятельства на проводимых мероприятиях.
Анализ инвентаря и персонала с наименьшим задействованием в операциях аренды предоставит владельцу компании информацию, итогом которой может стать изменение ценовой политики, а также возможность, на основании сводных данных, устанавливать гибкие условия, с применением индивидуальных тарифов и скидок для каждого клиента.
Работая с информационной системой по поддержке арендного бизнеса, вы обеспечиваете рост качества, повышаете привлекательность и конкурентоспособность своей компании
