Одним из распространенных типов арендного бизнеса является предоставление услуг по аренде или прокату транспорта.
Те, кто работают в данной отрасли, прекрасно знают, что у простого, на первый взгляд, сервиса аренды транспорта существует множество подводных камней, способных превратить его в источник проблем и дополнительных расходов, способных обнулить всю прибыль от предприятия.
Учет состояния объектов аренды в системе для аренды автомобилей
Необходимость ведения учета аренды авто, с оперативным контролем состояния транспортного средства, является первостепенной. Неисправный автомобиль или катер нельзя сдать в аренду, а значит он будет простаивать и не приносить прибыли. Для содержания техники в исправном состоянии необходимы регулярные проверки его состояния, качественный текущий ремонт, достаточное количество комплектующих на складе — чтобы не приходилось тратить время на доставку.
Требования по уходу за транспортом отличаются от модели к модели. Важно видеть в каком состоянии находится транспортное средство и понимать в какой момент необходимо провести техническое обслуживание, чтобы при эксплуатации техники арендатором не возникло поломок и последующих разборок с арендодателем. Подобные ТО необходимо фиксировать в договорах аренды и фиксировать даты прохождения ТО.
В рамках автоматизации аренды транспорта арендодателю необходимо иметь в системе для аренды авто полный и актуальный комплект документации на сдаваемый в аренду транспорт , а также организовать эти данные таким образом, чтобы сотрудники компании могли бы быстро найти необходимый документ и воспользоваться им.
Учет аренды транспорта, обязательств арендатора и контроль документов аренды
Диапазон рисков, которые сопровождают аренду транспортных средств, велик. Помимо непреднамеренного повреждения техники, могут встречаться случаи мошенничества, с подменой качественных запасных частей менее качественными или со следами длительной эксплуатации. Такие риски предполагают необходимость детализированного учета аренды машин, всех операций с ними - как коммерческих, так и технического характера, регулярной инвентаризации серийных номеров, проверок механизмов, а также заведения данных не только об актуальном состоянии транспортного средства, но и обо всех произведенных проверках.
Кроме того, необходимо обеспечивать хранить информацию о клиентах, желающих арендовать транспорт. Для обеспечения безопасности, полезно иметь возможность проверять их на предмет наличия прав управления транспортным средством и даже узнавать их кредитную историю — зачастую это позволяет своевременно определять надежность арендатора и предусматривать в своей деятельности риски, связанные с ним.
Поскольку штрафы за нарушение правил управления транспортным средством часто привязываются к арендованному транспорту, вопросы установления меры ответственности за нарушения и их последствия, во многом ложатся на компанию-арендодателя, которому необходимо не только доказать, что выданный транспорт находился в исправном состоянии, иметь при себе юридически безупречные документы аренды, а в случае аварии обеспечить транспортировку арендованного транспорта для ремонта и последующей проверки.
Без информационной системы, подобной облачной платформе RentRabbit, предоставляющей необходимые услуги арендодателям, арендная деятельность превращается в непрерывную череду проблем, отнимающих драгоценное время и ресурсы, сказывающихся на репутации компании, резко снижающие доходность бизнеса.
