Управление арендой реквизита и декора, сценических декораций и различного интерактива для организации мероприятий — важная часть работы ивент-агентств, киностудий, театров и фотостудий. Помимо обычных проблем складского учета, занимающихся этой разновидностью бизнеса, ожидает много работы, связанной с мониторингом состоянием выдаваемых объектов, реставрационных работ и ведения учета непосредственно в рамках исполнения услуг аренды.
Кроме того, услуги аренды реквизита тесно завязаны на логистику: заказанное необходимо быстро упаковать, соблюдая необходимые условия перевезти, выгрузить и смонтировать – а затем проделать то же самое в обратной последовательности.
В таких условиях крайне легко совершаются незначительные ошибки, которые накапливаются и перерастают в серьезные проблемы.
Отдавать оперативно распоряжения сотрудникам, иметь актуальную и детализированную информацию о состоянии арендного бизнеса и возможности исполнения нового заказа без применения информационных систем невозможно – слишком много условий необходимо координировать друг с другом.
Однако, подбор качественных сервисов, позволяющих работать с ведением аренды реквизита, все равно оказывается сложным вопросом. Использование нескольких разнородных программ, объединенных друг с другом, все равно оставляет за скобками много вопросов и не позволяет раскрыть действительный потенциал автоматизации.
Только современная профессиональная система управления арендой и прокатом в состоянии качественно минимизировать проблемы, которые при ручном учете были хроническими.
Управление арендой реквизита -- без лишних таблиц
Большие объемы информации об имеющихся объектах аренды, заказах и клиентах недостаточно просто хранить в базе данных. Знания должны работать, а для этого им необходимо оставаться актуальными и легкодоступными для оператора.
Возможность посмотреть в нескольких разрезах на одни и те же сведения, найти, отфильтровать или отсортировать искомое – помогает специалисту в его деятельности. Предоставление достаточной, четкой информации позволяет принять грамотное управленческое решение, а от количества и своевременности принятия таких решений зависит успешность существования арендного бизнеса.
Онлайн-сервис по учету аренды реквизита позволяет в реальном времени отслеживать, где находится каждый предмет, кто его арендовал, когда он должен быть возвращён и в каком состоянии он находится.
Это исключает потери и путаницу, особенно при параллельной работе над несколькими проектами. Возможность гибкой настройки интерфейса сервиса позволяет видеть только необходимые вам данные – с учетом как отраслевой специфики, так и особенностей ведения арендной деятельности в вашей компании.
Организация аренды декора — всё под контролем
Компания-арендодатель может настроить отображение доступности реквизита, ориентируясь не только на нахождение сдаваемого реквизита у клиента, но и принимая во внимание его готовность к выдаче, прохождению регулярных технических осмотров или иной деятельности по приведению объектов аренды в пригодное состояние.
Это упрощает организацию аренды декора, позволяет планировать загрузку и избежать ситуаций, когда нужный предмет вдруг оказывается недоступным. Менеджер может заранее зарезервировать нужные элементы под конкретную дату, а службы, отвечающие за поддержку учетных единиц в штатном состоянии, ориентируясь на сроки бронирования и возвратов – производить необходимые проверки и ремонты.
Возвраты и осмотр — быстрее и точнее
Оперативность работ предполагает, что информационная система ведения аренды сама напомнит о возврате, позволив быстро увидеть условия сдачи в прокат, информацию по клиенту и все, что будет необходимо на пункте выдачи-возврата.
Также, при приёме реквизита с ее помощью можно быстро зафиксировать повреждения или износ. История автоматически сохраняется. За счет этого процесс сдачи реквизита становится процесс прозрачным и доступным для сложных форм аналитики проката.
Установить, кто и когда возвращал предмет, и в каком он был состоянии не представляет труда, зато появляется возможность увидеть востребованность каждой номенклатурной единицы и легко принять решение о дополнительной закупке или списании
Доступ всей команде — без хаоса
К системе автоматизации проката могут быть подключены сотрудники склада, логисты, менеджеры и бухгалтерия. Все видят актуальные данные и работают с одной базой.
Это снижает количество ошибок и повышает скорость работы. Для крупных проектов с большим количеством реквизита — незаменимое решение, поскольку задержки и ошибки, связанные с недостаточной информированностью персонала, стремятся к минимуму.
Цифровизация сервиса проката -- ключ к успеху
Цифровой учет — это не просто удобство, а защита от потерь и недоразумений. Когда всё зарегистрировано, зафиксировано и находится под контролем, даже самый насыщенный проект проходит без сбоев.
Управление арендой реквизита в современной и профессиональной системе позволяет сохранить каждую деталь — и финансово, и организационно.
