Многие компании, занятые прокатом спортивного инвентаря, по-прежнему ведут учет в Excel или вовсе на бумаге.
Пока объем аренды небольшой, управление арендой может осуществляться по старинке. Но стоит увеличиться объему заказов или начаться сезону – и проблемы организации арендного бизнеса проявляются во всем объеме.
Быстрый поиск инвентаря по заказу вдруг оказывается недостаточно быстрым. Определение сроков возврата объектов проката – требует автоматического напоминания. Предотвращение инцидентов с клиентами из-за изношенности или повреждений инвентаря также требует от компаний переходить на современные формы автоматизации аренды – такие как облачный сервис проката инвентаря, позволяющий решить большинство застарелых проблем, порожденных устарелыми системами учета заказов аренды.
Автоматизация проката инвентаря вместо ручного труда
Основные преимущества цифрового решения — точность, скорость, детализация и упорядоченность данных.
Информационная система проката инвентаря позволяет вести учет каждого предмета в множестве разрезов:
Совершенно необходимо знать состояние объекта аренды, как текущее, так и будущее – с учетом уже существующих заказов. Для анализа востребованности моделей и прочей аналитики необходимо четко и качественно осуществлять ведение истории аренды, а также производить регулярную фиксацию технического обслуживания и плановых проверок состояния прокатного парка.
При возврате можно быстро зафиксировать повреждения или износ, прикрепить фотографии, указать необходимость ремонта — без лишних таблиц и потери времени.
Контроль сроков возврата — без напоминаний вручную
Один из самых частых проблемных моментов возникновение и последующее игнорирование просрочек.
При ведении бизнеса с помощью Excel, их легко не заметить. Автоматизация проката инвентаря включает в себя напоминания о приближении срока возврата, как для сотрудников, так и для клиентов. Это позволяет оперативно связаться с арендатором, сократить количество задержек, а также оперативно пересчитать увеличенную из-за просрочек стоимость аренды.
Единый интерфейс для всей команды
С Excel-таблицами часто работает только один человек. С современной облачной системой учета аренды, доступной везде, где имеется доступ в интернет в работу включена вся команда.
Сотрудники могут одновременно видеть доступность снаряжения, оформлять заказы, отслеживать возвраты и техническое состояние. Это делает организацию аренды для спорта централизованной и управляемой.
Аналитика аренды и статистика заказов спортивного инвентаря
Онлайн-сервис управления арендой не только упрощает учет, но и помогает вовремя принимать стратегические решения.
С его помощью можно посмотреть, какое снаряжение используется чаще, а что требует замены. Отчеты в системе контроля за состоянием проката, помогают определить, какие позиции простаивают, а также требуют чрезмерно больших затрат, которые не окупаются даже в сезон. Это особенно важно для эффективной организации проката инвентаря, позволяя лучше планировать закупки и оптимизировать оборот.
В итоге переход от Excel к специализированному ПО для аренды имущества — это не просто шаг в сторону удобства. Это способ выстроить надежный и профессиональный сервис проката инвентаря, в котором всё — от состояния снаряжения до сроков возврата — находится под контролем и увеличивает прибыль от арендной деятельности компании.
